Presentación Contabilidad Creativa

Auditoria de Pasivo Corto Plazo

Auditoría de cuentas a pagar, Concepto  y Objetivos.

La Auditoría de cuentas a pagar se refiere al examen y verificación de las obligaciones a corto plazo por la compra de bienes y servicios en las actividades ordinarias de la empresa y otras obligaciones derivadas de provisiones contables tales como, (sueldos, pensiones, interés, alquileres, impuestos y conceptos afines).

El objetivo principal de la Auditoria de los Pasivos es determinar verificar la integridad de las cuentas por pagar registradas, ya sea por situaciones de:

·         Subestimación de las obligaciones contraídas, ya sea por no registrarse el pasivo o valorarse por debajo de lo real, la subestimación de los pasivos origina distorsiones relacionadas con la subvaluación de activos o con la sobre estimación de la ganancia de la empresa.

·         Sobrestimación de los pasivos, es la situación menos recurrente, mas sin embargo su efecto en los Estados   Financieros va relacionado con una sobrevaloración de los activos o una subestimación de la ganancia de la empresa.

Como objetivos específicos el auditor debe evaluar:

1.       Los riesgos inherentes, entre ellos los de fraude.

2.       El control interno de las cuentas por pagar.

3.       La existencia de cuentas a pagar registradas y si el cliente tiene la obligación de liquidarlas.

4.       La integridad de estas partidas.

5.       Decidir si la valuación de las cuentas por pagar se ajusta a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

6.       Verificar la corrección administrativa de las cédulas de esas cuentas.

7.       Determinar si la presentación y la revelación de las cuentas por pagar es apropiada.

Para cumplir con el objetivo principal y con los objetivos específicos el auditor debe obtener información suficiente sobre los siguientes aspectos

1.       Si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las compras es acorde con las necesidades de la empresa.

2.       Que exista una correlación entre el pedido, la mercancía recibida y el importe facturado.

3.       Verificar la existencia de la autorización correspondiente para cada pedido.

4.       Comprobar que los saldos de pasivo no están infravalorados y que están adecuadamente descritos y clasificados en los estados financieros.

5.       Asegurarse que los pagos realizados están adecuadamente autorizados.

6.       Cerciorarse que la contabilización se ha realizado según las normas recogidas en el  PGC en lo referente a intereses devengados y gastos cargados.

7.       Verificar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas reales de la empresa.

8.       Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos.

9.       Comprobar que los pasivos están contabilizados en el período que les corresponde según criterios contables.

10.   Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en éste área, son eficaces.

Procedimiento para Auditar los pasivos de una empresa.

Las actividades a realizar para auditar los pasivos de una empresa dependerán  de factores como:

·         El conocimiento del cliente y de su negocio, lo cual le permite a los auditores evaluar los riesgos inherentes  al negocio de las cuentas a pagar.

·         Conocimiento del control interno, lo cual permite llegar a conclusiones sobre este aspecto y diseñar las pruebas sustantivas.

Las cuentas por pagar se auditan siguiendo unos procedimientos que verifican su existencia y otros que verifican su correcta valuación. Para estos procedimientos es necesario contar con un listado de cuentas y efectos por pagar, ya que este ofrece la ventaja de ayudar a complementar las pruebas relacionadas con la integridad y existencia de los pasivos y facilita la selección de los proveedores a los cuales se les enviara las circulares de confirmación de saldo de las cuentas de cada proveedor que dé respuesta a la circular.

Procedimiento para la verificación de cuenta a pagar

Es una afirmación irrefutable que las cuentas por pagar de la compañía son las cuentas a cobrar de otro ente, ya sea compañía, persona natural o Estado, en consecuencia el procedimiento más recomendable para auditar los pasivos de una empresa  es a través de cartas de circularización, que no es más que recibir por parte de los acreedores los montos que a juicio de estos la compañía que está siendo auditado les debe.

El tamaño que se utilice como muestra para la circularización depende en gran parte de del resultado de las pruebas de control interno y del criterio que auditor utilice.

Dentro de los factores que un auditor debe considerar para seleccionar clientes a circularizar están:

·         Los saldos más importantes.

·         Posean saldo deudor

·         Que los registros durante el ejercicio comparativamente son muy importantes.

·         No hubieran tenido registros durante el ejercicio.

·         Proveedores que tengan registros o presencia en varias cuentas contables, (efectos, facturas, pendientes por recibir, anticipos, etc.).

·         Con saldo cero.

Procedimiento para la verificación de la correcta valoración de las cuentas a pagar.

Los procedimientos a seguir, serán:

1.       Verificar que el tratamiento contable dado a las operaciones realizadas con las cuentas de este grupo, siguen las normas de valoración del PGC.

2.       Analizar las cuentas de partidas antiguas o en litigio.

3.       Comprobar la adecuada clasificación de las cuentas a corto y largo plazo.

4.       Examinar la correcta distinción entre los tipos de proveedores y efectos comerciales a pagar.

5.       Realizar la prueba de corte de operaciones para comprobar que no se han contabilizado operaciones en fechas diferentes a las que se produjeron.

Otras consideraciones en la Auditoria de Cuentas a Pagar.

Otros Pasivos

Dentro del pasivo circulante se encuentran transacciones que para el momento del cierre de contables no están abaladas por facturas u otros documentos de crédito o que por su naturaleza nunca lo estarán, dentro de estas partidas están:

1.       Monto retenidos en el pago a los empleados y proveedores e Impuesto a las ventas por pagar.  Su efecto se haya no solo en la existencia del pasivo, sino en el pago oportuno de este ya que su incumplimiento origina sanciones, y de ser así debería existir una provisión para tal efecto.

2.       Sueldos por pagar.  Por su misma naturaleza esta pasivo está sujeto a malversación.  En consecuencia en la auditoria es de interés la revisión de estas partidas.  En su revisión se tienen como objetivo determinar:

                                                                                           i.      Que los abonos representen todos los sueldo no pagados después de cada distribución de la nómina y

                                                                                          ii.      Si los cargos representan sólo los pagos autorizados al personal.

3.       Pasivos acumulados por pagar (Intereses, Alquileres, Impuestos, garantías de servicio, etc.).  Los pasivos acumulados representan obligaciones de pago para el siguiente período contable por servicios recibidos antes del cierre de operaciones actual, esto incluye Intereses por pagar, impuestos municipales, nómina y sus impuestos, impuesto sobre la renta, entre otros, de allí su importancia.  Debido a diversos factores a veces es complicado su control,  a causa de esto las provisiones pueden ser susceptibles de error en su estimación, el procedimiento para auditar estas partidas incluye los siguientes pasos:

1.       Examinar los contratos u otros documentos disponibles que constituyen la base de la acumulación.

2.       Evaluar la corrección de los registros contables correspondientes a esta categoría del pasivo.

3.       Identificar y evaluar si las suposiciones en que se funda el cálculo de la confiabilidad son razonables.

4.       Verificar los cálculos hechos por el cliente al crear la acumulación.

5.       Determinar si los pasivos acumulados han sido tratados uniformemente al inicio y al final del período.

6.       Evaluar la necesidad de la acumulación de otros pasivos no incluidos por ahra, (es decir, verificar la integridad).

7.       En el caso de provisiones significativas, hacer un análisis retrospectivo de las provisiones del año anterior para recabar evidencia de prejuicio por parte de la administración.

Mercancías recibidas en consignación.

 Muchas compañías reciben inventarios en consignación para realizar la venta a cuenta de un tercero, y por dicha actividad reciben una comisión, sin embargo dicho inventario no es propiedad de la compañía aunque si esta bajo su responsabilidad, para efectos de auditoria su problemática radica en el hecho, que son una fuente potencial de pérdidas y que a su vez no forman parte de las cuentas ni de activo ni de pasivo, ya que su codificación se realiza en cuentas de orden. Otro aspecto ocurre cuando el cliente vende la mercancía a terceros, en ese momento adquiere una obligación con quien le entrego la mercancía en consignación.

Pasivos no registrados al cierre del ejercicio:

Con la finalidad de verificar si existen pasivos no registrados al cierre del ejercicio contable objeto de la auditoria, el auditor debe de investigar las obligaciones inmediatamente después del cierre del ejercicio, la mejor manera de realizarlo consiste en comparar los pagos realizados después de la fecha del balance general y determinar si dichos pasivos estaban registrados al cierre del ejercicio contable.

Pasivos Contingentes.

Los pasivos contingentes pueden definirse como una posible pérdida, derivada de eventos pasados que, en lo que respecta a existencia y monto, serán resueltos por un evento futuro.

A continuación, se presenta un detalle general de los procedimientos utilizados por los auditores para detectar y evaluar las contingencias.

1.       Revisar las minutas de las reuniones de los directores a la fecha de terminación del trabajo de campo.

2.       Enviar una carta de indagación a los abogados del cliente donde se le solicite:

                                                                                           i.      Una descripción (o una evaluación de la descripción de la administración) de la naturaleza de los litigios pendientes o inminentes y de las disputas fiscales.

                                                                                          ii.      Una evaluación de la probabilidad de un resultado desfavorable de los asuntos antes descritos.

                                                                                        iii.      Un estimado de la probable pérdida o del rango de pérdida, o la afirmación de que no es posible hacer una estimación.

                                                                                        iv.      Una evaluación de la descripción de la administración de cualesquiera querellas o denuncias no sustentadas que, si se sustentan, tengan una posibilidad razonable de un reultado adverso.

                                                                                         v.      Un enunciado del monto de cualesquiera honorarios legales no facturados.

3.       Enviar cartas de confirmación a las instituciones financieras para solicitarles información acerca de pasivos contingentes de la compañía.

4.       Revisar la correspondencia con instituciones financieras con respecto a evidencias de endosos de avales, garantías de endeudamiento, o ventas o asignaciones de cuentas por cobrar.

5.       Revisar informes y correspondencia de entidades reguladoras con objeto de identificar evaluaciones o multas potenciales.

6.       Obtener una carta de declaraciones del cliente que indique que todos los pasivos de los que tienen conocimiento los funcionarios se han registrado o aclarado.

Revisión del proceso de Compras:

La utilidad de la revisión del ciclo de compras se halla en el hecho que permite determinar la eficacia operativa de los controles, su aplicación se logra mediante la comparación de las transacciones contables con los documentos originales, (ordenes de compras, informes de recepción y cheques pagados).

Bibliografía utilizada:

O.Ray Whittingyon y Kurt Pany. (2005), Principios de Auditoría. Mc Graw Hill, Mexico.

Mira, J. (2006) Apuntes de Auditoría.